辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣，大到社會(huì)統(tǒng)計(jì)，小到會(huì)議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開(kāi)辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外，政府用的電子政務(wù)，稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件，這些都屬于辦公軟件。

在這個(gè)例子中，我們使用了 3 個(gè)軟件和 1 個(gè)插件來(lái)進(jìn)行郵件合并群發(fā)：

• Excel
  首先，我們使用 Excel 來(lái)創(chuàng)建一個(gè)職員名單的 .csv 文件。CSV 文件要求包含有標(biāo)題行和郵箱地址。
• Outlook
  將使用 Outlook 來(lái)群發(fā)郵件。
• OneNote
  用來(lái)創(chuàng)建一個(gè)頁(yè)面作為郵件的模板。
• Gem for OneNote
  將使用里面的郵件合并群發(fā)功能，來(lái)根據(jù) .csv 文件，合并到 OneNote 郵件模板頁(yè)，然后批量生成郵件，通過(guò) Outlook 群發(fā)出去。

在 Excel 中創(chuàng)建一個(gè) .CSV 文件
第一步驟
我們要在 Excel 中創(chuàng)建一個(gè) "Contacts.csv" 聯(lián)系人名單文件。
這個(gè) .csv 文件要求包含主要 2 個(gè)部分：

1. 標(biāo)題頭
   標(biāo)題頭里的字段名稱用來(lái)對(duì)應(yīng) OneNote 模板頁(yè)字段域。Gem 將使用 .csv 的值來(lái)替換同名的字段域。
2. 電子郵件地址列
   每一個(gè)記錄（行）中必須包含有一個(gè) email 郵件地址。Gems 將發(fā)送合并后的郵件到這個(gè)郵件地址。

使用 Gem for OneNote 批量合并郵件，并群發(fā)出去

1. 在 "Gem for OneNote" 中，點(diǎn)擊 "協(xié)作" 選項(xiàng)卡 -> "Outlook" 組 -> "群發(fā)" 功能。
2. 在彈出的 mass Email 窗口中, 在"From" 列表框里，選擇要用來(lái)發(fā)送的 Outlook 郵箱賬號(hào)。
3. 在 "CSV File" 框，點(diǎn)擊 "文件夾" 圖標(biāo)來(lái)選取 "Contacts.csv" 文件。
4. 在 "Count" 里輸入 6, 意思是點(diǎn)擊 "Mass Send" 按鈕后，從 Index 號(hào)記錄開(kāi)始按順序合并 6 封郵件，并發(fā)送這 6 封郵件。

Index: 這是指出從 .csv 文件的第一個(gè)記錄開(kāi)始。

Office辦公軟件是辦公的第一選擇，這個(gè)地球人都知道。