經(jīng)過之前新手入門的介紹，應該知道WPS 2012辦公軟件擁有強大的辦公功能，十大文檔創(chuàng)作工具深受用戶的喜愛，但是你知道嗎?在10大文檔創(chuàng)作工具中有一鍵輸出PDF文件的功能，可以將文檔轉(zhuǎn)換成PDF格式。

　　一、輸出PDF

　　PDF全稱Portable Document Format，譯為可移植文檔格式，其最大優(yōu)點就是與跨系統(tǒng)平臺使用，也就是說使用PDF無論在哪種打印機或者顯示器上都可保證精確的顏色和準確的打印或顯示效果與你輸入時的效果相同。其次，PDF的制作可以進行加密、權(quán)限設置，文檔的保密性較其他格式有所提高。因此在工作、學研中PDF的使用率非常高，尤其在外企和高新技術企業(yè)，PDF成為文檔交換與傳送的首選格式。

輸出PDF

　　新版WPS文本編輯完畢后點擊菜單欄左上角的“WPS文字” 選項后出現(xiàn)的下拉欄選擇“輸出為PDF格式...” 則出現(xiàn)如圖1所示的對話框，通過瀏覽或輸入指定的文件保存位置，按下確定按鈕，即可導出，若導出成功，會出現(xiàn)“導出完成”提示，如果選擇打開文件，即可觀看PDF格式文檔，若果不需要可選擇關閉。(提示：請確保所在電腦安裝有PDF閱讀器，如Adobe Reader)

　　二、PDF高級選項

　　如果要詳細設置PDF，可以在輸出前點擊“高級(M)” 按鈕，則會出現(xiàn)詳細對話框，如想關閉高級設置，則點擊“常規(guī)(L)”按鈕。

PDF高級選項

　　1、“批注(C)”、“超鏈接(H)”、“腳注和尾注鏈接(N)”選項主要與批注信息相關，特別是學術性文獻，如論文、專著撰寫中經(jīng)常使用。根據(jù)需要，有時需要導出批注、腳注信息則在高級選項中打鉤，如果不需要導出則取消勾選。

　　2、書簽是PDF文檔快速跳躍到相關信息的輔助功能，特別在長文檔中使用十分普遍。新版WPS設置了三種方式導出書簽，即標題樣式、其他樣式、自定義樣式，其中標題樣式轉(zhuǎn)換最為簡單，但是需要注意的是在文檔撰寫中需要對文檔中“標題”文字的格式設置為標題1或標題2、標題3。如果不在PDF導出中設置書簽，則需要使用Adobe acrobat等專業(yè)軟件進行設置。

　　三、權(quán)限設置

　　勾選“權(quán)限設置(E)”，即可對PDF文檔的閱讀權(quán)限進行調(diào)整。

　　第一步，設置密碼，只有設置了密碼之后的權(quán)限設置才能生效，否則使用者可以輕易更改權(quán)限。設置密碼后再在"確認(F)"一欄中重復輸入密碼，并妥善保存。

　　第二步，設置基本權(quán)限，即“允許更改(D)”(如果取消勾選，使用者只能閱讀，不能更改文檔)、“允許復制(D)”(如果取消勾選，使用者只能閱讀，不能復制文檔中的文字與圖像。但是使用者仍能通過文字識別類軟件進行識別)、“允許添加批注(A)”(如果取消勾選，使用者將不能在PDF閱讀器中進行批注)。

　　第三步，設置打印權(quán)限(R)，可以有三種設置“不允許打印”、“低質(zhì)量打印”、“不受限打印”。“不允許打印”與“不受限打印”非常好理解，“低質(zhì)量打印”主要是指文檔中的圖片打印分辨率將調(diào)低，會影響打印效果，即所謂的圖不清楚。

　　第四部，設置文件打開密碼，可以設置，也可以不設置。如果設置打開密碼，請注意“文件打開密碼”不能與"權(quán)限設置密碼"相同，如果相同則無法導出。如果“文件打開密碼設置”成功,再打開該PDF文檔時，需要輸入口令，如不能輸入準確口令，則無法打開該PDF文檔。

　　在具體使用中，特別是企業(yè)、學校等公共網(wǎng)絡，如使用者既希望分享，又同時只想特定人群可以閱讀。可以先將加密的PDF文檔上傳至公共FTP區(qū)，然后通過Email、手機短信的形式通知特定人群文件打開密碼與存放位置，即可方便、快捷又保密的分享文件。

　　以上介紹了WPS 2012版十大文檔創(chuàng)作工具中的一鍵輸出PDF功能，可以將文檔以PDF格式輸出，當然對于PDF文件還可以進一步進行加密操作，如打印權(quán)限，閱讀權(quán)限等等，操作過程簡單快捷。